1. Определяне на изисквания за бизнес софтуер

Започнете с оценка на обхвата на бизнес софтуера, от който имате нужда. Например, при CRM системите, обикновено се проследяват и автоматизират търговските процеси и се използват в отделите "Продажби" и "Обслужване на клиенти". След като определите процесите, които искате да оптимизирате, е от съществено значение да дефинирате специфичните си изисквания към тях. Тези изисквания могат да зависят от начина, по който работите, конкретната информация, която трябва да бъде въведена, начина, по който работата се предава между различни отдели, следенето на крайни срокове и други. Най-добрата стратегия е да съберете хората, отговарящи за тези процеси, и да обсъдите Вашите нужди към софтуера. Добър подход е да дефинирате крайната цел - какви справки трябва да може да се получават от Вашия нов софтуер и спрямо тях да стигнете до данните, които ще се събират от системата. Търсенето на софтуер без ясно определени изисквания е като да си търсите автомобил, а единственото изискване е да има четири гуми. Конкретиката е от ключово значение. Задания от типа на „Търся CRM“ или „Търся ERP” не дават ясна представа на компанията доставчик за Вашите нужди. Липсата на ясна визия относно нуждите от софтуерен инструмент за управление на бизнеса е една от основните предпоставки за големия брой провалени внедрявания на информационни системи (в световен мащаб - стряскащите 30%).

2. Създаване на Запитване за Оферта (RFP)

Идеалният изход от този процес трябва да бъде документ, наречен "Запитване за Оферта" (Request for Proposal). RFP подробно описва изискванията Ви към софтуера и служи като насока при общуването с потенциални доставчици на софтуер. Това им позволява да Ви предоставят точни оценки за разходите и да поемат по-голяма ангажираност към спецификациите на продукта. Ако не сте запознати с RFP, потърсете в Google "RFP образец", за да разгледате конкретни примери.

3. Определяне на бюджет

Преценете много внимателно и рамките на бюджета, който се склонни да отделите за закупуване и внедряване на бизнес софтуерна. За съжаление, лицензите на самия софтуер са само един от компонентите, които формират общите разходи. Ето един съкратен списък на това, което трябва да предвидите:

• Цени на лицензи за самото софтуерно решение.
• Цени на софтуерни лицензи (сървърни системи, лицензи база данни и прочее).
• Цени на хардуер (необходим за работата на софтуера) + архив (ако работите с по-сериозна система).
• Цени на доработки, за да се напасне системата към Вашите нужди (сериозно перо, особено при по-сложни имплементации на CRM и ERP системи).
• Цена за внедряване и обучение – обикновено вписвана в офертите като цена на час работа, тук трябва да се опитате да договорите с Вашия доставчик твърда цена за резултат.
• Цената за поддръжката на системата – при някои системи тя е задължителна поне за 1 година.

4. Планиране на време

Не забравяйте да вземете предвид и времето на вътрешния за фирмата екип, което ще се отдели по време на проекта. При по-тежките софтуерни проекти се ангажират най-обучените хора от екипите, които заедно с фирмата доставчик да разпишат детайлното задание и да подпомагат процеса по внедряване.

След като вече имате задание и бюджет можете да преминете на следващата стъпка – търсенето на подходящ инструмент и партньор.