Софтуер за консултанти европроекти

За всеки един контрагент системата води автоматични досиета, в които да се записват всички документи и записи, които са асоциирани към тях. Системата може да разграничава различни типове контрагенти (клиент, потенциален клиент, институция) и за всеки един от тях запазва специфична информация, съобразена спрямо нуждите. Допълнително системата поддържа контактна информация за всеки един контрагент – телефон, факс, e-mail, адрес и възможност за асоциирането на множество офиси и лица за контакти.
За всеки един тип клиент могат да се дефинират различни характеристики, спрямо които да се направи сегментиране на клиентите. 
 

• Модулът обхваща възможността да се маркират клиентите чрез тагове, които имат интерес и са подходящи да участват към проекти управлявани от различни институции (МИ, МЗ, НИФ, НИРД, ИАНМСП и др.). 
• Модулът дава възможност да се генерира списък чрез справка с всички подходящи бенефициенти по даден проект, маркиран към съответната институция и да се изпрати уведомително писмо, че предстои откриване на процедура. 

Модулът управлява процеса по преглед и оценка на публикувани процедури във връзка с управление на всеки отделен проект, в това число подаване за одобрение към УО, решения на УО, публикуване на тръжна процедура и прочее. Системата напомня за предстоящо изтичане на срокове по различните етапи. За всеки проект освен неговите етапи се регистрира и кратка информация за резултата от процедура, което дава възможност за анализ на дейностите и резултатите на всички проекти. Към всеки проект има възможност за прикачване на файлове, свързани с всеки един негов етап.

В системата се водят всички запитвания и потенциални възможности за сделки от страна на клиенти. Подобрява организацията и като следствие увеличава успеваемостта при придобиване на нови клиенти. Възможност за проследяване на най-добрите източници на нови клиенти, причини за отказ и прочее. 

На база проведени срещи и въведени в системата запитвания се създават оферти, които могат да се управляват лесно чрез различни статуси – обработени, изпратени при клиента, одобрени, отхвърлени и прочее, както и да се следи тяхното изпълнение. Към всяка една оферта има възможност за прикачване на файлове. Всички оферти формират регистър оферти, от който може бързо и лесно да се получи информация за текущото им състояние.

Системата има възможност да се интегрира със системи за масово изпращане на писма за провеждане на сегментирани търговски кампании. Търговците отбелязват всички дейности (срещи, обаждания и др.), които осъществяват по различни търговски кампании.
Модулът дава възможност да се проследяват всички обаждания и резултатите от тях в рамките на една кампания и да са анализира нейното протичане. Справка за протичането на кампанията показва всичките разговори за определен период от време на даден служител, кампания или всички обаждания с последваща стъпка.

Възможност за използване на единен календар в рамките на цялата организация за следене и координиране на срещи, ангажименти, следене на регулярни събития, напомняния за предстоящи ангажименти и пр. В календара има възможност да се настройват напомняния, свързани със задачите. 
В системата има модул за вписване на протоколите от срещи с клиентите.  В тях има място за свободен текст за описание на темите на среща, както и възможност при поет ангажимент от страна на служител, с краен срок вписван в протокола, системата автоматично да му създаде задача.

В системата се дава възможност да се възлагат задачи на екипа и да се следи за тяхното изпълнение, както и да се отчита направеното до момента. Задачите могат да се създават както ръчно, така и автоматично при настъпване на определени събития (регулярни задачи, задачи от протоколи от срещи, задачи въз основа на сменен статус или просрочване на документ)

В системата има възможност да се вписват подписаните с клиентите договори за предоставяне на услуги срещу фиксирана такса. Спрямо определените в договора условия, системата може сама или след одобрение на съответния отговорник да създава фактура, генерира PDF файл и да го изпраща на лицата за финансов контакт от страна на клиента. Промените по договорните споразумения сключени със задна дата могат да генерират дебитни / кредитни известия към вече издадените фактури.

• Освен от договорите, има възможност да се регистрират и фактурират и еднократни поръчки на клиенти, с които няма сключен абонаментен договор за обслужване. 
• Издаване на фактури и всички други финансови документи и следене на плащания по тях. 
• Справки за следене на дължимите суми, несъбраните суми по давността им и масово изпращане на официални персонализирани писма на некоректните компании. 
• Водене на банкови сметки и проследяване на салдата по тях и справка за финансовия поток в организацията за определен период от време. 
• Справка за изпращане на имейли за просрочени задължения към клиентите.