Софтуер за управление на строителството

За всеки един клиент, доставчик и/или дистрибутор системата води автоматични досиета, в които се записват всички записи, които са асоциирани към тях. Системата може да разграничава различни типове контрагенти и за всеки един от тях запазва специфична информация, съобразена спрямо Вашите нужди. Допълнително системата поддържа контактна информация за всеки един контрагент – телефон, факс, e-mail, адрес и възможност за асоциирането на множество офиси и лица за контакти.
Специална справка показва цялата търговска информация относно взаимоотношенията с клиента – запитвания, оферти, протоколи от срещи, коментари, задачи.

• В системата могат да се регистрират сключените договори с клиентите и доставчиците.  
• Системата има възможност да проследява анексите по договорите и да напомня при тяхното изтичане. 
• Възможност за организиране на процеса по одобрение на договори преди тяхното подписване.
• Възможност за създаване на регистър на предварителните договори с клиентите и условията по тях.

В системата могат да се водят всички запитвания и потенциални възможности за сделки от страна на клиенти. При необходимост запитването преминава през етап на оглед и регистрация на резултата от огледа и / или оценка на техническа изпълнимост. При по-малки обекти, от запитването могат да се пуснат запитвания за цени към доставчици за определени цени на материали, необходими за планирането на разходите по дейностите за изпълнение на обекта.

В системата се регистрира целият документооборот, който е генериран за конкретния обект. Така се създава негово електронно досие, като в системата се описват различните етапи на обекта и тяхната продължителност. Има възможност и за съхранение в различни регистри на нормативните документи, свързани с обекта. За част от тези нормативни документи могат да бъдат допълнително настроени шаблони, които да се генерират от системата във формат pdf/docx.

В системата се поддържат регистри със задачи, възложени от протоколи от срещи с изпълнители или възложители или протоколи от вътрешни за организацията оперативки. Задачите могат да се управляват и посредством мобилно приложение. 
Налично е и изпращане на протоколи по имейл от проведени срещи с въшни на компанията лица с поставени за тях задачи и срокове по тях.
 

За всеки един обект е налице възможност за бюджетиране, като се поддържа опция за версийност на бюджетите при необходимост от акуализиране.
Разходите за всеки един обект могат да се въвеждат в системата и да се преминава през процес на тяхното одобрение.
Предоставя се и възможност за следене на изпълнението на заложените бюджети по месеци.

Отговорникът на обекта в края на всеки работен ден вписва протокол за извършената работа по обекта, като се опишат извършени дейности (кв.м., човекочасове и т.н.), прикачат се актуални снимки на обекта и се описват повредени или негодни за употреба материали или механизация на обекта. Всеки един протокол може да се разпечатва и изпраща на възложителите на обекта при нужда. На база на всички протоколи назад във времето и въз основа на предварително планирани целеви стойности по дейности, може да се проследява развитието на проекта (например в процентно изражение).

Всички Заявки за материали могат да се следят и обработват посредством специален екран/справка. От този екран могат да се управляват заявките за материали по обекти. Показва се информация спрямо материали, доставчици и обекти. Има информация за количествата и техните статуси - дали са заявени/издадени, налично/запазено, поръчано или за поръчка. Могат да се следят важните за управителя срокове – за доставка, за кога са необходими материалите, както и препоръчителна дата за поръчка. 

В системата могат да се калкулират преките и част от косвените разходи за изграждането на обект. В преките разходи са включени нарядите на бригадите, които работят на обекта, стойността на материалите и амортизацията на техниката/оборудването, с която е работено на обекта. Косвените разходи ще измерват горивото, което е изразходено по обекта, както и някои други общи разходи, които могат да бъдат разпределени между активните обекти.

В системата могат да се регистрират гаранции за добро изпълнение, като за тях се посочват срокове, условия, описание и договорки. Системата следи и за наближаващи срокове по тях.

Извършените дейности могат да се актуват към възложителя. Това може да се случи на основната на протоколи за извършени дейности на обект. Системата пази сканирано копие на подписания документ за прието актуване на извършеното от страна на клиента като част от документооборота, който се създава по даден обект.

В системата могат да се регистрират задължителните застраховки, необходими за функционирането на работната площадка и да се следи за тяхната валидност (както и за тяхното пускане и спиране). Допълнителен документооборот, свързан с различни законови или процедурни изисквания може да бъде електронизиран в системата.  

В системата могат да се следят паричният поток, стоковият оборот от доставчици, между складове и вложеното във всеки един обект. 

Системата предоставя пълнофункционален модул за управление на складовото стопанство с възможност за дефиниране на множество складове, междускладови трансфери, ревизии, партиди, серийни номера и срок на годност на артикулите, запазване на стока и приемо-предавателни протоколи. Складовото стопанство е интегрирано с оперативния модул на системата – например при издаване на протокол за извършена работа и вложени материали, системата може да отчисли от съответния склад изписаните артикули. 

Системата може да генерира автоматично (при регистриране на периодичен договор) или ръчни фактури от текущата дейност на компанията, да следи плащанията по тях чрез ръчно въвеждане на банката. Всички първични и вторични счетоводни документи могат да бъдат експортирани към счетоводна програма заедно с контировките им (при наличие на интеграция между системите).

Системата идва с предефинирани справки за задължения на клиенти/доставчици, събираемост, приходи по пера и дейности. Могат да бъдат добавени допълнителни справки спрямо нуждите на мениджмънта за анализ на дейността и ефективността на отделните звена или отдели. 

Търговската дейност на брокерите на компанията може да се документира и проследи в различни регистри като запитвания от клиенти, оферти към тях с подходяща бланка, включваща всички необходими данни от досието на предлагания обект и прилежащ снимков материал. След финализиране на процеса по офериране, може да се премине към генериране на резервационни бланки или договори с клиентите, в които може да се направи опис на суми и срокове по вноски.
 

Една от най-обемните и времеемки части на системата е дефиниране и обновяване на строителните дейности и при необходимост създаването на анализ на обектови дейности. За анализа в системата се подават разходи за материали, необходими човекочасове и механочасове за изпълнението на единица от съответната дейност. Материалите се дефинирани с техните доставчици и са част от тази номенклатура, която формира складовото стопанство.

В системата се поддържат регистри на Оферти, които са изпращани към клиенти във връзка с техни запитвания, както и Количествено стойностни сметки, въз основа на които са създадени съответните оферти. При одобряването на конкретна оферта КСС ще стане основа за създаване на обект и договор за обект.

Когато се закупува инвентар, той се въвежда в регистър, като се описват неговите характеристики. Инвентарът може да се зачислява от служител на служител чрез протоколи, да се следи неговото състояние и направени ремонти чрез въвеждане на съответните документи по тях и цялото движение, свързано с него. 
 

• В системата се вписват всички превозни средства на компанията с техните характеристики – марка, модел, кубатура, дата на закупуване, доставчик, гаранция и прочее. За всеки един автомобил се вписват датата на валидност на гражданска отговорност, каско, данъци, технически преглед. Системата създава автоматични напомняния на служителите, които отговарят за парка за изтичане на тези срокове. 
  За всеки един ремонт на превозните средства първо може да се минава през заявка за ремонт с нива на одобрение, след това да се попълва ремонтна карта с описание на извършения ремонт и километрите на превозното средство. 
  Справки могат да показват изтичащите дати за месеца, както и да се прави пълен анализ на направените разходи за всеки един автомобил.