Софтуер за фасилити мениджмънт

Системата предоставя модул клиенти с електронно досие на клиентите. Към всеки един клиент се вписва какви услуги му се предоставят и кой е отговорника за услугата.
Клиентите могат да имат множество отговорници. Отговорниците имат възможност през клиентски портал или директно през системата да добавят/вътрешно одобряват заявки. Отговорниците имат достъп само до заявките на фирмата, която представляват.

  Клиентите могат да има множество обекти. Всеки един обект има различни характеристики (тип, адрес, работно време и т.н.);

Форма за бързо въвеждане на заявка. В заявката има възможност да се сложат различни статуси – чака вътрешно одобрение, одобрена, приета, чака одобрение оферта, в процес на работа, приключена успешно, приключена неуспешно, приключена със забележки. Въз основа на SLA, системата изчислява крайния срок за работа на заявката. Възможност за алгоритмизирано и ръчно назначаване на изпълнители, отговорници, наблюдаващи и вземащи решение по заявките.

Системата предоставя различни справки за контрол и проследяване на работата по заявките по клиент/офис, служител, по статус, по краен срок. 

Системата генерира протоколи за извършена работа от страна на техниците.

• Въвеждане на договори и вписване на дата на подписване, на влизане в сила, на подновяване, включени обекти, наемна цена и service charge, постъпкови наеми, индексиране, ангажименти за гаранции и прочее. 
• Възможност за създаване на анекси със задна дата с промяна на параметрите на договора и издаване на кредитни и дебитни известия спрямо вече издадените фактури. 
• Генериране на шаблон за договор в Word формат с попълнени данни, чийто общи клаузи да могат да се коригират допълнително спрямо постигнатите договорки. 
• Проследяване на срокове на валидност и степен на усвояемост на подадени банкови гаранции. 
• Регистър на Споразуменията за предоставяне на услуги (SLA) – за коя услуга до колко дена/часа трябва да се реагира (евентуално до колко време трябва да се приключи заявката).

• Описание на инвентара с параметри като гаранция, дата на закупуване, доставчик, цена, специфични параметри спрямо типа на закупения инвентар.
• Зачисляване на инвентар към служител или място.
• Вписване на направени обслужвания на инвентара.
• Досие на инвентара с всички операции свързани по него.

Системата предоставя мобилно приложение, работещо под Android операционна система, чрез което служителите да могат да управляват подадените им заявки или сами да създават заявки. Чрез него могат да одобряват, отказват, задържат заявки, да въвеждат данни от работата по всяка заявка, да прикачат снимки на състоянието „преди“ и „след“, да се създават протоколи за посещение и извършена работа. Чрез системата могат да се изпращат известия към мобилното приложение.

Системата предоставя на контрагентите достъп до клиентски портал. Той дава възможност за въвеждане на заявки, управление и проследяване развитието на съществуващи заявки, както и за директна комуникация с отговорника на обекта.

• Автоматизирано издаване на периодичните фактури от договори.
• Следене на плащания по фактури, просрочия, автоматизация на процеса (изпращане на напомняния или повторно изпращане на фактура на настъпил падеж и прочее).
• Въвеждане и класифициране на разходните фактури спрямо нуждите за финансовия анализ и нуждите за подаването им към счетоводната система.
• Дефиниране на приходни и разходни пера и тяхна допълнителна аналитичност (например по обекти), центрове (които акумулират приходи или разходи) и бюджети по месеци за приходни и разходни пера.
• Проследяване на бюджетирано срещу изпълнено.
• Справка за дължими суми по услуги и клиенти.
• Справки за сравнение на обороти за два периода.
• Екран за изпращане на официални писма за напомняне на просрочени фактури с избор на съдържанието на електронното писмо и официалния документ от предварително дефинирани от вас текстове. 
• Подаване в справочен вид на информация за обема на service charge разходите по типове обекти и цената на усреднена цена на кв.м. за определен период от месеци. 

Системата предоставя пълнофункционален модул за управление на складовото стопанство с възможност за дефиниране на множество складове, междускладови трансфери, ревизии, партиди, серийни номера и срок на годност на артикулите, запазване на стока и приемо-предавателни протоколи. Складовото стопанство е интегрирано с оперативния модул на системата – например при издаване на протокол за извършена работа и вложени материали, системата може да отчисли от съответния склад изписаните артикули.