Софтуер за сервизна дейност

За по-добра организация на сервизния процес за всеки един контрагент системата води автоматични досиета, в които се записват всички записи, които са асоциирани към тях. Системата може да разграничава различни типове контрагенти и за всеки един от тях запазва специфична информация, съобразена спрямо Вашите нужди. Допълнително системата поддържа контактна информация за всеки един контрагент – телефон, факс, e-mail, адрес и възможност за асоциирането на множество офиси и лица за контакти.

Системата поддържа досиета на машините като за всяка се въвежда сериен номер, вид, модел, марка, дата на продажба, дата на монтаж, дистрибутор, гаранционен срок, обект на монтажа (с адрес на съответния обект). В системата могат да се разглеждат и всички документи, които са свързани с конкретната система – заявки за сервизни услуги, протоколи за извършена профилактика.

От системата може да се разпечатва гаранционна карта при попълване на данните за краен клиент, дата на монтаж, служители извършващи монтажа. 
Документът съдържа информация групирана в няколко секции:

• контрагенти по сделката - за място и дата издаване на гаранцията, дилър осъществил продажбата, лица извършили монтажа, данни за клиента, при когото е монтирано оборудването. 
• описание на оборудването.

Документът се попълва при посещение за профилактика на оборудването. Характеристики, които се попълват са: 

• дата и място на посещение, 
• направени измервания и вложени части, 
• служител извършил профилактиката. 

Този документ се въвежда както в централата, така и от всеки един от дилърите извършили обслужване на дадена машина.
На база на извършени профилактики системата може да проследява за отпадане/ удължаване на гаранцията съгласно предварително подадени правила. В следствие на това системата отбелязва дали машината е в гаранция или извън. 
При регистриране на извънгаранционно обслужване има възможност стойността на извършената услуга да бъде фактурирана.

Заявката за сервизна услуга се въвежда както от служители на фирмата, така и от дилъри. В нея се избира машината, която трябва да бъде обслужвана. От нея системата попълва адреса на обекта, типа и вида на машината, гаранционния ѝ срок. Избира се каква е нуждата от услуга и се описва в свободен текст уточненото с клиента. Вписва се желаната дата и часови диапазон на посещението. Чрез статус на заявката може да се проследи жизнения цикъл на обработка на заявката. 

Системата предоставя пълнофункционален модул за управление на складовото стопанство с възможност за дефиниране на множество складове, междускладови трансфери, ревизии, партиди и др.
Като допълнение може да бъде разработен генератор на баркод, който да съдържа информация за марката, модела и серийния номер на артикул. Тази информация ще се подава към етикетен принтер, за да може да се етикетират машините, за които липсва баркод.

• Въвеждане на договори и вписване на дата на подписване, на влизане в сила, на подновяване, включени обекти, service charge, ангажименти за гаранции и прочее. 
• Генериране на шаблон за договор в Word формат с попълнени данни, чийто общи клаузи да могат да се коригират допълнително спрямо постигнатите договорки. 
• Регистър на Споразуменията за предоставяне на услуги (SLA) – за коя услуга до колко дена/часа трябва да се реагира (евентуално до колко време трябва да се приключи заявката); 

За сервизните екипи системата предоставя мобилно приложение, работещо под Android операционна система, чрез което служителите да могат да управляват подадените им заявки. Чрез него могат да одобряват, отказват, задържат заявки, да въвеждат данни от работата по всяка заявка, да прикачат снимки на състоянието „преди“ и „след“, да се създават протоколи за посещение и извършена работа. Чрез системата могат да се изпращат известия към мобилното приложение.

Дилърите имат достъп до системата, като за този достъп не е необходимо закупуване на лицензи. Профилите се създават от фирмата ползвател на системата, която предоставя данните на съответните партньори. Дилърите имат възможност да виждат предоставената им техника, продадената от тях техника, да пускат сервизни заявки, да получават информация за предстоящи профилактики на продадени машини, да създават гаранционни карти, както и да създават сервизни поръчки и следят тяхното развитие.

След всяка извършена услуга, която е извънгаранционна и е направена от вътрешен за фирмата техник, се създава продажба в системата, от която може да се издава фактура. Системата разполага с пълнофункционален финансов модул за издаване на фактури, регистриране на плащания, следене на задължения на клиенти и доставчици. 

Възможност за интеграции с други системи (вътрешни и външни за организацията).