Кратък наръчник за успешен избор на бизнес софтуер

Избор на бизнес софтуер

1. Определяне на изисквания за бизнес софтуер

Започнете с оценка на обхвата на бизнес софтуера, от който имате нужда. Например, при CRM системите, обикновено се проследяват и автоматизират търговските процеси и се използват в отделите "Продажби" и "Обслужване на клиенти". След като определите процесите, които искате да оптимизирате, е от съществено значение да дефинирате специфичните си изисквания към тях. Тези изисквания могат да зависят от начина, по който работите, конкретната информация, която трябва да бъде въведена, начина, по който работата се предава между различни отдели, следенето на крайни срокове и други. Най-добрата стратегия е да съберете хората, отговарящи за тези процеси, и да обсъдите Вашите нужди към софтуера. Добър подход е да дефинирате крайната цел - какви справки трябва да може да се получават от Вашия нов софтуер и спрямо тях да стигнете до данните, които ще се събират от системата. Търсенето на софтуер без ясно определени изисквания е като да си търсите автомобил, а единственото изискване е да има четири гуми. Конкретиката е от ключово значение. Задания от типа на „Търся CRM“ или „Търся ERP” не дават ясна представа на компанията доставчик за Вашите нужди. Липсата на ясна визия относно нуждите от софтуерен инструмент за управление на бизнеса е една от основните предпоставки за големия брой провалени внедрявания на информационни системи (в световен мащаб - стряскащите 30%).

2. Създаване на Запитване за Оферта (RFP)

Идеалният изход от този процес трябва да бъде документ, наречен "Запитване за Оферта" (Request for Proposal). RFP подробно описва изискванията Ви към софтуера и служи като насока при общуването с потенциални доставчици на софтуер. Това им позволява да Ви предоставят точни оценки за разходите и да поемат по-голяма ангажираност към спецификациите на продукта. Ако не сте запознати с RFP, потърсете в Google "RFP образец", за да разгледате конкретни примери.

3. Определяне на бюджет

Преценете много внимателно и рамките на бюджета, който се склонни да отделите за закупуване и внедряване на бизнес софтуерна. За съжаление, лицензите на самия софтуер са само един от компонентите, които формират общите разходи. Ето един съкратен списък на това, което трябва да предвидите:

• Цени на лицензи за самото софтуерно решение.
• Цени на софтуерни лицензи (сървърни системи, лицензи база данни и прочее).
• Цени на хардуер (необходим за работата на софтуера) + архив (ако работите с по-сериозна система).
• Цени на доработки, за да се напасне системата към Вашите нужди (сериозно перо, особено при по-сложни имплементации на CRM и ERP системи).
• Цена за внедряване и обучение – обикновено вписвана в офертите като цена на час работа, тук трябва да се опитате да договорите с Вашия доставчик твърда цена за резултат.
• Цената за поддръжката на системата – при някои системи тя е задължителна поне за 1 година.

4. Планиране на време

Не забравяйте да вземете предвид и времето на вътрешния за фирмата екип, което ще се отдели по време на проекта. При по-тежките софтуерни проекти се ангажират най-обучените хора от екипите, които заедно с фирмата доставчик да разпишат детайлното задание и да подпомагат процеса по внедряване.

След като вече имате задание и бюджет можете да преминете на следващата стъпка – търсенето на подходящ инструмент и партньор.

Избор на доставчик на софтуер

Изборът на софтуерен доставчик е не по-малко важен от подбора на съответстващото на Вас софтуерно решение. Нашият опит показва, че важна роля за успешното внедряване на един бизнес софтуер (а при ERP и CRM проектите ролята е ключова) е услугата която съпътства целия процес. Разбирането ни е, че внедряването и последващата поддръжка на една информационна система представляват комплексна услуга и само когато тя е извършена добре и компетентно, ще можете да извлечете максимална полза от инвестицията си. Затова Ви съветваме да бъдете много прецизни при избора на подходящ партньор, особено когато сте спрели избора си на софтуерно решение, което може да бъде доставено от различни компании. Ето как да подобрите шансовете си при избора на софтуер и доставчик към него:

1. Проучете пазара

След като вече сте определили обхвата, търсения резултат и бюджета си, започнете проучване на пазара. Нашето мнение е, че Google е най-подходящата отправна точка. Например, ако търсите CRM система, прегледайте сайтовете, които машината ще Ви предложи при търсене по „CRM“ и нейните производни – софтуер, система, програма. По същия начин, можете да потърсите документооборот, управление на човешки ресурси, управление на договори и други. Прегледайте сайтовете на компаниите и прегледайте клиентската база и препоръките за тях. Проверете дали в тях няма компании от Вашия бранш, с които да се свържете и да получите обратна връзка дали софтуерът върши работа и дали процесът по внедряване е минал гладко. Потърсете мнение и на Ваши познати, за които сте чували, че са минали през аналогичен процес. Ако браншът Ви е специфичен, опитайте да потърсите информация от Вашата браншова организация или да запишете по-специализирано търсене – например “софтуер за строителни компании“.

2. Изпратете запитвания

Изпратете запитванията към избраните компании и проверете каква е тяхната реакция – след колко време получавате отговор или обаждане от страна на компанията, какъв е подходът, каква допълнителна информация изискват от Вас. Как върви комуникацията с екипа. Това са косвените признаци, по които можете да оцените доколко компанията може да достави услуга спрямо Вашите изисквания и очаквания.

Съветваме Ви по време на представянето на софтуерни системи да настоявате за демонстрация „на живо“, а не само чрез презентации. Така ще можете да придобиете много по-ясна представа относно възможностите на системата. Задайте въпросите си по време на демонстрацията и преценете доколко компетентно и пълно могат да Ви отговарят на тях.

3. Тествайте потенциални софтуери

Когато стесните кръга на избраните от Вас софтуерни решения и доставчици, поставете им задача да опишат през тяхната система някой Ваш специфичен процес. Например, ако сте счетоводна компания - вериятно имате нужда от автоматични напомняния при наближаване на срокове за дадени действия. Поискайте да Ви направят демонстрация и да Ви оставят сами да поработите малко със системата. Оценете доколко тя е лесна за използване и преценете доколко ще е удобно за всички потребители в компанията Ви (например има ли интерфейс на българки или ако има само на английски, предвиждате ли да работят хора, които не познават добре английски език). Поискайте от фирмата – доставчик да отидете заедно при негов клиент с максимално близка до Вашата дейност и там да Ви демонстрират работата на софтуера в реални условия. Попитайте за мнението на потребителите за системата.

Оценете и какви са възможностите на системата, която разглеждате, да комуникира с другите софтуери, които в момента използвате. Например, ако избирате складово стопанство, можете да искате връзка с електронен магазин и счетоводната Ви програма, ако търсите CRM – връзка с Вашата ERP система, уеб-формите на корпоративния сайт, системата за електронен маркетинг.

Последно – поискайте възможност да тествате самостоятелно работата със системата и ангажирайте бъдещите й потребители с проиграване на някои стандартни за компанията Ви процеси. Съберете обратна връзка от теставалите софтуера.

Надяваме се тези кратки съвети да Ви помогнат в избора на подходящата за Вас бизнес информационна система.

Автор: Юлиян Калдерон