Електронно досие на служител - 6 причини да се дигитализираме

Заглавно изображение на блог статия, което показва 7 причини, за да се дигитализират електронни трудови досиета.

22 август 2025

В епохата на дигиталната трансформация, когато 77% от служителите са по-продуктивни при предоставяне на дигитални инструменти според PwC, електронното досие на служителя се превръща в ключов фактор за успеха на всяка организация.

Според проучване на McKinsey, служителите прекарват средно 1.8 часа всеки ден в търсене и събиране на информация - време, което може да се използва далеч по-продуктивно със система за електронни трудови досиета.

Да разгледаме 6 причини да дигитализираме електронното трудово досие на служителите

1. Повишаване на продуктивността с часове седмично

HR платформите спестяват до 10 часа от работното време на HR екипа седмично, което преди е било загубено в търсене на необходима информация. Процесът на въвеждане на нови служители се намалява наполовина - от 8 на 4 часа на служител.

За организация с 30 нови назначения годишно това означава спестяване на 120 часа работно време само от оптимизирането на процеса по въвеждане.

Изображение за блог статия, което показва, че с електронно трудово досие се пести много време от обработка и управление на документи.

2. Безпрецедентно ниво на сигурност

Докато хартиените документи са изложени на риск от кражба, пожар или наводнение, електронното трудово досие осигурява многопластова защита чрез:

Двуфакторна автентикация за достъп
Криптиране на данни според най-високите стандарти
Автоматично архивиране в сигурни облачни среди
Проследяване на всеки достъп с пълна история на промените

Според проучвания, цифровите решения за HR намаляват обажданията към HR отделите с 33% и времето за решаване на въпроси с 75%.

3. Достъпност 24/7 от всяко място

Съвременният бизнес изисква гъвкавост. С електронните досиета, авторизираните потребители имат достъп до необходимите документи по всяко време и от всяко място. Това е особено важно в условията на хибридна работа, където 98% от служителите желаят отдалечена работа.

Електронно трудово досие позволява на служителите да:

Подават заявки за отпуск
Преглеждат трудовите си договори
Актуализират лични данни
Получават важни уведомления

Изображение за глог статия, което показва, че Електронно трудово досие носи сигурност на данните и възможност за отдалечен достъп.

4. Автоматизация на рутинните задачи

HR автоматизацията може да намали административните разходи с 30% за HR специалистите и с 49% за работодателите. Системите за електронни досиета автоматизират:

Напомняния за изтичащи договори и документи
Генериране на справки и отчети за секунди вместо часове
Процеси по електронно подписване на документи
Синхронизация с други корпоративни системи

5. Съответствие с нормативните изисквания

С влизането в сила на електронната трудова книжка от 1 юни 2025, електронните трудови досиета стават не само предимство, но и необходимост за съответствие с нормативната уредба. Системите автоматично поддържат различни срокове за съхранение на документите и винаги сте в съотвествие с изискванията.

6. Екологична отговорност и корпоративен имидж

В света, където корпоративната екологична отговорност е все по-важна, прехвърлянето към електронни досиета демонстрира ангажимент към устойчивост. Хартиената индустрия отговаря за над 7% от глобалните емисии - повече от авиацията.

Елиминирането на хартиените процеси:

Намалява въглеродния отпечатък на организацията.
Спестява хиляди дървета годишно за по-големи компании.
Подобрява корпоративния имидж пред клиенти и партньори.
Привлича млади таланти, които ценят устойчивостта.

Заключение

Времето за действие е сега

С глобалния HR технологичен пазар, който се очаква да достигне $81.84 милиарда до 2032, и с 80% от компаниите в Forbes Global 2000, които планират да използват алгоритмични мениджъри, дигитализацията на HR процесите не е въпрос на "дали", а на "кога".

Компаниите, които внедряват решения за електронни трудови досиета днес, се позиционират с конкурентно предимство чрез:

Значителни икономии от намалени оперативни разходи.
Повишена продуктивност на HR екипите.
По-добра служителска удовлетвореност чрез дигитални self-service опции.
Гарантирано съответствие с нормативните изисквания.

Не чакайте конкуренцията да ви изпревари. Инвестицията в електронни трудови досиета се възвръща многократно чрез спестени часове, намалени грешки и оптимизирани процеси.

За повече информация как електронните трудови досиета могат да трансформират вашия бизнес, свържете се с експертите от nZoom още днес.

Източници:

Подобни публикации

Прочетете други статии, свързани с електронно трудово досие

Електронната трудова книжка става факт от 1 юни 2025 – какво трябва да знаем

Тази година, точно на един от най-пъстрите празници – 1 юни, правим още една важна крачка към дигитализацията на административните процеси: отпадането на хартиената трудова книжка и замяната ѝ с т.нар. Единен електронен трудов запис (ЕЕТЗ). Тази важна промяна е подготвена още с приемането на Наредбата за вписване в регистъра по заетостта от юли 2024. Какво трябва да знаем?

01 юни 2025

Заглавно изображение на блог статия, което показва, че със софтуер за документооборот пестим време от ръчно обработване на документи.

Колко часа работа можем да спестим със система за документооборот?

Офиси, пълни с класьори и папки, никаква следа от модерни технологии или система за документооборот. Тишина, нарушавана от удара на печати и/или разгръщане на купища книжа в търсене на точния документ. И това е само един документ от многото, за които чакат опашки от хора на няколко гишета. И така ден след ден. Монотонност, способна да убие ентусиазма на всеки. Това ли е картината, която изплува в съзнанието ви, когато чуете термина “документооборот”?

09 декември 2024

Изображение на служител, объркан от голям хартиен документооборот за разлика от служител, спокоен, защото използва електронно трудово досие.

Електронни трудови досиета - защо са необходими на бизнеса

С дигитализацията на работните процеси и въвеждането на единен електронен трудов запис и електронни трудови досиета, бизнесите са изправени пред множество предизвикателства. Основният въпрос вече не е, дали да преминем към електронно управление на трудовите досиета, а как това може да се направи по възможно най-ефективния и сигурен начин. За много организации този преход е шанс да модернизират своите процеси, да намалят административната тежест и да минимизират риска от грешки. В тази статия ще разгледаме какво представляват електронните трудови досиета, какви проблеми решават и какви предимства носят на бизнеса.

27 юни 2025