Електронната трудова книжка става факт от 1 юни 2025 – какво трябва да знаем

Какво представлява електронната трудова книжка?

Коректният термин е „единен електронен трудов запис“ (ЕЕТЗ) – това е съвкупността от всички записи по правоотношението, подадени към новосъздадения Регистър по заетостта, поддържан от НАП. Според въведената в Кодекса на труда дефиниция (чл. 347а), ЕЕТЗ оттук нататък служи като официален удостоверителен документ.

Кога се подава електронен трудов запис (ЕТЗ)?

Законодателството ясно определя в кои случаи и в какви срокове работодателят е длъжен да подаде ЕТЗ към Регистъра по заетостта. В общия случай срокът е 3 дни от сключване или изменение на трудово правоотношение, командироване в чужбина (чл. 121а, ал. 1, т. 1 от КТ), налагане/отпадане на запор. При прекратяване на правоотношение, изплащане на обезщетение и други – срокът е 7 дни (чл. 10 от Наредбата за вписване в регистъра по заетостта). Изброените обстоятелства, изискващи подаване на ЕТЗ, до голяма степен съвпадат с изискванията за попълване на хартиената трудова книжка. Новото тук са и допълнителни данни като размер на полагаемия отпуск или информация за запори.

Какво точно представлява ЕТЗ?

Електронният трудов запис представлява XML файл с точно определена структура, описана в  XSD схема. Списъкът с допустими кодове и стойности е описан в приложенията към чл. 8 от Наредбата, както и в указанията към нея.

Кой има право на достъп до информацията в електронната трудова книжка?

Законодателната уредба отчита чувствителната природа на данните и въвежда условия за достъп до единния електронен трудов запис. Съгласно чл. 347а от КТ:

-          Работодателите получават достъп до въведена от предходни работодатели информация за наети от тях служители, но с ограничения (например нямат право на информация за размера на трудовите възнаграждения)

·         Служителите имат пълен достъп и могат да проследят кой е осъществявал достъп до информацията им, с малки изключения, свързани с процесуални действия)

Какво се случва с хартиените трудови книжки?

Хартиените трудови книжки не отпадат напълно, само остават в архива. Работодателите имат срок до 1 юни 2026 да ги оформят и да ги предадат на служителите. Въпреки нововъведенията, които обсъждаме, те остават  официален документ, удостоверяващ стажа преди 1 юни 2025 и следва да се съхраняват отговорно.

Какво реално се променя?

Промяната засяга начина на подаване и обема на информацията. Ако досега се подаваха данни основно при назначаване и прекратяване, сега се включват и промени в заплатата, отпуск, работно време и др. Възможно е начални трудности да има при фирми, които не използват специализиран софтуер или външни консултанти.

Някои промени ще изискват и възприемане на различна от съществуващата практика – такъв пример е трудовият стаж, до който работодателите ще имат достъп едва след регистрацията на трудовия договор, което означава, че едва тогава ще могат да изчислят коректно процент клас. От друга страна, новият регистър ще осигурява информация за използван отпуск при предходен работодател – нещо, което досега беше трудно проследимо.

Очакваме тези данни да ни се „отблагодарят“ под формата на по-полезни статистически анализи, които да ни ориентират в актуални тенденции и ключови показатели на пазара на труда. За служителите е полезно това, че с квалифициран електронен подпис или ПИК към НАП получават достъп до актуални данни за декларираните от работодателя обстоятелства, свързани с трудовото правоотношение.

Как това касае електронните трудови досиета?

Дигитализацията на трудовите книжки е важна част от цялостния преход към електронни трудови досиета. С нея се улеснява автоматизацията и контрола на трудовите отношения в компаниите и се създават условия за по-ефективно управление на документооборота. Компаниите, които вече използват електронни системи за администриране на човешките ресурси, ще могат по-лесно да преминат към изцяло дигитален модел, при който всички ключови документи и събития от трудовото правоотношение се съхраняват, проследяват и управляват електронно. Едно от най-ценните предимства от преминаването към електронно трудово досие е спестяването на значително количество време и ресурси. Цялостно, това е възможност за повишаване на прозрачността, отчетността и оперативната ефективност във вътрешните процеси.

Автор: Росица Калдерон