Електронни трудови досиета - защо са необходими на бизнеса

Какво представляват Електронните трудови досиета?

Електронното трудово досие (ЕТД) е дигитализирана система за съхранение, управление и достъп до документите, свързани със служителите. В него могат да бъдат включени трудови договори, допълнителни споразумения, заявки за отпуск, болнични листове, командировъчни заповеди и други, според спецификата на компанията. 

Основна цел на електронното трудово досие е да осигури лесен и сигурен достъп до необходимата информация както за HR специалистите и мениджърите, така и за самите служители. рез мобилни или уеб портали всеки може бързо да намира и управлява документите си, без нужда от преравяне на физически архиви или тромави процедури по одобрение. .

Електронни трудови досиета | Какви са ползите за бизнеса

1. Подредени и ефективни процеси

В много фирми обработката на документи, свързани със служителите, отнема часове. Понякога дори цели дни. Осъзнавате ли каква загуба на време е това?

Хартиеният архив забавя работния процес,увеличава риска отгрешки и може да доведе до загуба на важна информация. С ЕТД всички документи са дигитализирани, автоматизирани и лесно достъпни, което значително намалява времето за обработка и свързаните с ръчно въвеждане на данни рискове. 

Проследяване на критични или крайни срокове
Пропускането на крайни срокове, свързани с подновяване на договори, обучения или законови изисквания, може да има сериозни последици за бизнеса. Електронните трудови досиета автоматично изпращат напомняния за важни събития, което гарантира, че никоя ключова дата няма да бъде пропусната.

2. Анализ на данни и метрики

Системата за електронни трудови досиета изготвя справки за отпуски, отсъствия, инвентар по служители или щатно разписание за секунди. Това улеснява вземането на информирани решения, които подобряват управлението на ресурсите.
 

3. Повишена сигурност

Хартиените документи лесно могат да бъдат загубени, повредени или достъпни за неоторизирани лица. Електронното трудово досие осигурява високо ниво на защита чрез криптиране на данните, двуфакторна автентикация и автоматично архивиране. Това гарантира, че информацията остава поверителна и защитена от неоторизиран достъп.

4. Екологична устойчивост

Прехвърлянето към електронна система елиминира нуждата от хартия и намалява въглеродния отпечатък на организацията. Колко тонер касети за принтера сте изхабили в последната една година? А колко килограма  хартия, за да разпечатате документите си? 

Истината е, че служителите на по-големите бизнеси отпечатват средно около 9000 страници годишно и почти 20% от тях остават напълно непрочетени.

Какви са основните предимства за бизнеса от внедряване на електронни трудови досиета?

Внедряването на електронни трудови досиета не просто улеснява ежедневната работа на служителите. Те напълно трансформират начина, по който функционират HR процесите. 

Системата може да бъде на разположение 24/7, което означава, че служителите и HR екипите имат достъп до нужната информация във всеки момент.  

Помните ли справките, които преди отнемаха часове, за да се създадат? Е, сега се генерират за секунди, спестявайки време и усилия.

Решението nZoom за електронни трудови досиета улеснява и процеси като електронно подписване и архивиране на документи. Например, интеграцията с платформи като Евротръст позволява електронно удостоверяване, което премахва необходимостта от физически срещи за подписване на документи.

Не си представяйте, че електронни трудови досиета са самостоятелни единици. 

Както споменахме, малко по-горе, електронни трудови досиета се интегрират с други системи. Едни, от които са ТРЗ платформи, системи за контрол на достъпа и други инструменти, които използват организациите. Това гарантира, че всички данни са синхронизирани и готови да бъдат използвани.

Но това не е всичко. 

Решението nZoom позволява експортиране на данни и метрики, което подпомага вземането на информирани решения относно управление на процеси. 

С информацията, която е на Ваше разположение, можете да анализирате тенденциите, да планирате по-ефективно и да вземате решения, базирани на реални данни. Казано на по-прост език, можете да захвърлите хипотезите и да се възползвате от истината информация.

Защо е важно да се доверите на сигурен партньор?

Преходът към електронно трудово досие е стратегическа стъпка, която може да промени из основи начина, по който се управляват административните процеси във всяка организация. 

За да бъде този преход гладък, безпроблемен и ефективен, е от съществено значение да се доверите на партньор, който не само познава “терена”, но и знае как да Ви преведе през него с минимални усилия и максимални ползи.

Довереният партньор е като опитен навигатор. Той не само ще ви предложи най-доброто решение, но и ще отговори на всичките Ви специфични нужди. 

От консултации и планиране до внедряване и поддръжка, той ще ви помогне да преминете през всяка стъпка от процеса, като превърне интеграцията на електронното трудово досие в стратегическо предимство, а не в поредната “кризисна” ситуация.

Решението, което nZoom предлага, е създадено с мисъл за бизнеса. Всяка система е с високо ниво на сигурност, автоматизация на процесите и лесна интеграция с други системи. 

Доверете се на експертите и направете сигурна крачка към модернизацията. 

Свържете се с нас днес и открийте как нашите решения за електронно трудово досие и другите ни бизнес софтуери (CRM система) могат да направят Вашия бизнес по-ефективен, гъвкав и подготвен за всяка промяна.

Автор: Росица Калдерон