1. Проучете пазара

След като вече сте определили обхвата, търсения резултат и бюджета си, започнете проучване на пазара. Нашето мнение е, че Google е най-подходящата отправна точка. Например, ако търсите CRM система, прегледайте сайтовете, които машината ще Ви предложи при търсене по „CRM“ и нейните производни – софтуер, система, програма. По същия начин, можете да потърсите документооборот, управление на човешки ресурси, управление на договори и други. Прегледайте сайтовете на компаниите и прегледайте клиентската база и препоръките за тях. Проверете дали в тях няма компании от Вашия бранш, с които да се свържете и да получите обратна връзка дали софтуерът върши работа и дали процесът по внедряване е минал гладко. Потърсете мнение и на Ваши познати, за които сте чували, че са минали през аналогичен процес. Ако браншът Ви е специфичен, опитайте да потърсите информация от Вашата браншова организация или да запишете по-специализирано търсене – например “софтуер за строителни компании“.

2. Изпратете запитвания

Изпратете запитванията към избраните компании и проверете каква е тяхната реакция – след колко време получавате отговор или обаждане от страна на компанията, какъв е подходът, каква допълнителна информация изискват от Вас. Как върви комуникацията с екипа. Това са косвените признаци, по които можете да оцените доколко компанията може да достави услуга спрямо Вашите изисквания и очаквания.

Съветваме Ви по време на представянето на софтуерни системи да настоявате за демонстрация „на живо“, а не само чрез презентации. Така ще можете да придобиете много по-ясна представа относно възможностите на системата. Задайте въпросите си по време на демонстрацията и преценете доколко компетентно и пълно могат да Ви отговарят на тях.

3. Тествайте потенциални софтуери

Когато стесните кръга на избраните от Вас софтуерни решения и доставчици, поставете им задача да опишат през тяхната система някой Ваш специфичен процес. Например, ако сте счетоводна компания - вериятно имате нужда от автоматични напомняния при наближаване на срокове за дадени действия. Поискайте да Ви направят демонстрация и да Ви оставят сами да поработите малко със системата. Оценете доколко тя е лесна за използване и преценете доколко ще е удобно за всички потребители в компанията Ви (например има ли интерфейс на българки или ако има само на английски, предвиждате ли да работят хора, които не познават добре английски език). Поискайте от фирмата – доставчик да отидете заедно при негов клиент с максимално близка до Вашата дейност и там да Ви демонстрират работата на софтуера в реални условия. Попитайте за мнението на потребителите за системата.

Оценете и какви са възможностите на системата, която разглеждате, да комуникира с другите софтуери, които в момента използвате. Например, ако избирате складово стопанство, можете да искате връзка с електронен магазин и счетоводната Ви програма, ако търсите CRM – връзка с Вашата ERP система, уеб-формите на корпоративния сайт, системата за електронен маркетинг.

Последно – поискайте възможност да тествате самостоятелно работата със системата и ангажирайте бъдещите й потребители с проиграване на някои стандартни за компанията Ви процеси. Съберете обратна връзка от теставалите софтуера.

Надяваме се тези кратки съвети да Ви помогнат в избора на подходящата за Вас бизнес информационна система.