За да можете да изберете подходящ софтуер за вашия бизнес, е много важно предварително да сте дефинирали изискванията си към него. Няма значение дали става въпрос за CRM система, документооборот, складово стопанство или специфичен софтуер, който да управлява конкретен отдел в компанията.
Първо е необходимо да прецените обхвата на бизнес софтуера, който е необходим. Например при CRM системите обикновено се проследяват и автоматизират търговските процеси и се контролира отделите „Продажби“ и „Обслужване на клиента“. След като уточните проследяваните процеси, трябва да дефинирате Вашите специфични изисквания към тях. Те могат да се обусловят от начинът на работа, конкретна информация която Ви е необходима да се вписва, начинът на прехвърлянето на работата между различни отдели, следене на крайни срокове и прочее. Най-добрата стратегия е да отделите няколко часа, в които да се съберат хората, които отговарят за съответните процеси и да обсъдите нуждите към съответната система. Добър подход би бил да дефинирате крайната цел – какви справки трябва да може да се получават от Вашия нов софтуер и спрямо тях да стигнете до данните, които ще се събират от системата. Търсене на софтуер, без да сте наясно какво искате, кои изисквания са важни за вас и кои можете да пренебрегнете на първо време е равносилно да търсите кола, като изискването е да има четири колела. Задания от типа на „Търся CRM“ или „Търся ERP” не дават ясна представа на компанията-доставчик за Вашите нужди. Липсата на ясна визия относно нуждите от софтуерен инструмент за управление на бизнеса е една от основните предпоставки за големия брой провалени внедрявания на информационни системи (в световен мащаб стряскащите 30%).
В идеалния случай, резултатът от събирането и обобщаването на нуждите от информационна система на компанията ще бъде документ „Задание за оферта“ (ако искате да видите как изглежда подобен документ потърсете в Google за RFP или Request for Proposal). Въз основа на него фирмите с които ще започнете комуникация, ще могат да Ви дадат много по-точен бюджет и да поемат по-сериозен ангажимент спрямо характеристиките на очаквания от вас продукт. Имайте предвид, че софтуера, който търсите, ще определи колко детайлно трябва да е заданието. Например когато дефинирате изискванията си за складов софтуер, то няма нужда да описвате че той трябва да вкарва и изкарва стока, следи наличности и прочее. Ако пък Ви трябва CRM система трябва да бъдете много по-подробни, защото този тип софтуери предполагат много по-сериозно адаптиране към бизнес модела на съответната компания.
Преценете много внимателно и рамките на бюджета, който се склонни да отделите за закупуване и внедряване на една софтуерна система. За съжаление, лицензите на самия софтуер са само един от компонентите, които формират общите разходи. Ето един съкратен списък на това, което трябва да предвидите:
- Цени на лицензи за самото софтуерно решение
- Цени на софтуерни лицензи (сървърни системи, лицензи база данни и прочее)
- Цени на хардуер (необходим за работата на софтуера) + архив (ако работите с по-сериозна система)
- Цени на доработки, за да се напасне системата към Вашите нужди (сериозно перо особено при по-сложни имплементации на CRM и ERP системи)
- Цена за внедряване и обучение – обикновено вписвана в офертите като цена на час работа, тук трябва да се опитате да договорите с Вашия доставчик твърда цена за резултат
- Цената за поддръжката на системата – при някои системи тя е задължителна поне за 1 година
Не забравяйте да вземете предвид и времето на вътрешния за фирмата екип, който ще се отдели по време на проекта. При по-тежките софтуерни проекти се ангажират най-обучените хора от екипите, които заедно с фирмата доставчик да разпишат детайлното задание и подпомагат процеса по внедряване.
След като вече имате задание и бюджет можете да преминете на следващата стъпка – търсенето на подходящ инструмент и партньор.
